La dématérialisation des factures fournisseurs est devenue obligatoire pour chaque société assujettie à une TVA. Notez que l’utilisation de cet outil permet d’automatiser certaines procédures tout en assurant leur optimisation. En effet, cela permet de gagner du temps pour différentes démarches administratives d’une entreprise. Il ne faut pas non plus ignorer la baisse de l’empreinte et les économies de budget que vous allez faire.
Plan de l'article
- La dématérialisation des factures fournisseurs concerne diverses entreprises
- Comment se fait la dématérialisation des factures fournisseurs ?
- Quelle solution choisir pour dématérialiser les factures fournisseurs ?
- Conseils pour choisir la solution qui vous convient le mieux
- Le point sur les fonctionnalités disponibles sur votre plateforme de dématérialisation
- Retenez les obligations légales liées à ce type d’outil
- N’oubliez pas d’informer vos fournisseurs sur le changement
La dématérialisation des factures fournisseurs concerne diverses entreprises
Toutes les entreprises doivent accepter la dématérialisation des factures vu que les fournisseurs l’adoptent aussi depuis juillet 2024. Par ailleurs, les sociétés de plus de 5 000 salariés doivent aussi adopter ce type de facturation. En outre, son application touchera les ETI (250 à 5 000 collaborateurs) à partir du 1er janvier 2025.
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D’un autre côté, la solution de dématérialisation des factures est prévue pour 2026 au sein des TPE et des PME. Cela est aussi valable pour les micro-entreprises qui doivent aussi s’adapter à cette technologie pour les années à venir.
Comment se fait la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Notez avant tout que l’application de cette technologie consiste à transformer les factures papier en version électronique. Pour cela, il faut insister sur le respect des obligations fiscales pour éviter le moindre souci avec la justice. Notez par exemple que la dématérialisation ne consiste pas à scanner une facture en papier.
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La création du document doit répondre à un format EDI (Échange de données informatisé). Notez que l’application de cette technologie permet de simplifier la gestion des factures à l’avenir. Celles-ci seront particulièrement intégrées dans un logiciel ERP pour mieux les retrouver.
Quelle solution choisir pour dématérialiser les factures fournisseurs ?
Le marché vous offre en principe le choix entre les différentes plateformes suivantes :
- Une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) : cette option consiste à transmettre une facture émise par un fournisseur en version digitale. Les informations fournies doivent être transmises auprès de l’administration fiscale dans les meilleurs délais.
- Une PPF (portail public de facturation) : cet outil de l’État permet de récolter les données déclaratives sur les factures des entreprises en BtoB, BtoC et BtoG
- Un OD (un opérateur de dématérialisation) : ce dernier intervient principalement en mode EDI ou API à titre d’intermédiaire entre chaque entreprise et une plateforme.
Conseils pour choisir la solution qui vous convient le mieux
Vous pouvez prendre certains conseils en compte pour faciliter votre choix de logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs. Ainsi, il faut commencer par déterminer les besoins de votre structure. Le choix de logiciel dépend par exemple de la taille et de l’activité de votre entreprise.
Il est aussi important de déterminer la manière dont vous allez utiliser l’outil. Ce dernier doit permettre de faire évoluer l’entreprise pour les années à venir. Ajouter à cela, il est important de choisir un logiciel adapté au budget que vous souhaitez utiliser pour la dématérialisation.
Le point sur les fonctionnalités disponibles sur votre plateforme de dématérialisation
Une solution de dématérialisation de facture fournisseurs dispose en principe d’une interface facile à utiliser. Toutefois, vous devrez insister sur les fonctionnalités disponibles sur l’outil qui vous convient. Cela concerne par exemple la récupération des dépenses sur vos plateformes et le paiement des factures.
D’autres fonctionnalités peuvent être proposées comme l’envoi et la création des dépenses sans faire le moindre effort. Il est même possible de vous retrouver avec un outil avec un portail fournisseur pour faciliter son utilisation.
Retenez les obligations légales liées à ce type d’outil
Il est important de vous informer sur les obligations légales avant d’utiliser un logiciel de dématérialisation des factures. Vous devrez par exemple vous assurer que l’outil soit immatriculé pendant une période de 3 ans.
Parfaitement renouvelable, cette immatriculation permet de prouver la légalité de la plateforme que vous voulez utiliser. Ainsi, il vous sera plus facile de gérer les fonctionnalités de l’outil tout en répondant à des notions précises.
En effet, il vous sera facile de réaliser de l’e-invoicing qui désigne l’émission et la réception d’une facture de manière dématérialisée. Celui-ci est généralement complété par l’e-reporting pour faciliter la transmission des informations.
N’oubliez pas d’informer vos fournisseurs sur le changement
Il est primordial d’informer les fournisseurs sur votre passage aux factures électroniques. En effet, l’information ne doit pas se bloquer au niveau d’un seul service auprès de votre entreprise. L’objectif est de faciliter les collaborations à l’avenir avec les fournisseurs de votre entreprise.
Vous pouvez par exemple envoyer un courrier qui indique la dématérialisation de vos documents, y compris sur la facturation. Vous avez aussi la possibilité de créer un support de communication parfaitement travaillé pour faciliter la communication.